Team Box : Pipedrive lance sa boîte mail partagée pour les équipes commerciales

Pourquoi une boîte mail partagée devient incontournable pour les PME

Les TPE et PME le savent : la gestion des emails clients en équipe peut vite virer au cauchemar. Sans outil dédié, les collaborateurs doivent se connecter à une adresse générique, partager des captures d’écran ou transférer manuellement les messages.

Résultat : un manque de visibilité, des réponses en double ou pas de réponse du tout, et surtout, une perte de temps considérable.

La Team Inbox de Pipedrive : une réponse concrète aux besoins des équipes

Avec Team Inbox, Pipedrive propose une boîte mail partagée directement intégrée à son CRM. Chaque membre de l’équipe peut :

• accéder à la même boîte,

• lire les messages entrants,

• les assigner à un collègue,

• y répondre sans quitter l’interface.

Vous pouvez filtrer les messages, marquer ceux qui nécessitent une action et garder une trace de toutes les interactions. Bref, une gestion fluide et collaborative.

Une intégration native avec le CRM Pipedrive

Contrairement aux solutions tierces qui s’ajoutent à votre messagerie, Team Inbox est nativement connectée au CRM Pipedrive. Cela signifie :

• aucune perte de données entre vos emails et vos fiches clients,

• une vue 360° de chaque contact,

• la possibilité d’agir directement sur les opportunités depuis la boîte mail.

Qui peut en bénéficier ? Les plans concernés

La Team Inbox est disponible sur les plans Power et Enterprise de Pipedrive. Le déploiement est en cours, avec une disponibilité générale prévue avant fin juin 2025. Les utilisateurs de ces plans peuvent l’activer sans surcoût.

✅ Avantages concrets pour les PME

🎯 Amélioration de la réactivité commerciale

Grâce à la Team Inbox, chaque email entrant est immédiatement visible par l’équipe. Plus besoin d’attendre qu’un collègue transfère un message ou signale une demande urgente : tout est centralisé, en temps réel. Cette transparence réduit considérablement les délais de réponse et permet de traiter les demandes clients plus vite, renforçant ainsi l’image de professionnalisme et la satisfaction client.

🔄 Centralisation des échanges clients

Finis les échanges éparpillés entre boîtes individuelles, dossiers partagés et transferts hasardeux. Tous les messages entrants et sortants liés aux clients sont rassemblés dans un seul espace. Cela offre une traçabilité complète des échanges et permet à n’importe quel membre de l’équipe de reprendre un dossier sans perte d’information.

👥 Meilleure coordination d’équipe

La Team Inbox permet d’assigner les messages à des membres spécifiques de l’équipe, avec des règles d’attribution manuelles ou automatiques. Cela évite les doublons, les oublis et les malentendus. Résultat : chacun sait ce qu’il a à faire, et l’équipe fonctionne de façon plus fluide et plus alignée.

⏱️ Gain de temps au quotidien

Plus besoin de consulter plusieurs boîtes mail ou de faire le suivi via des feuilles de calcul ou des outils tiers. Tout est intégré dans Pipedrive. Cela représente plusieurs heures économisées chaque semaine sur la gestion des emails, du tri à l’archivage, en passant par le traitement.

🔍 Comparatif avec d’autres solutions de messagerie partagée

Des outils populaires comme Front, HelpScout ou Missive offrent également des solutions de boîtes mail partagées. Cependant, leur intégration avec les CRM est souvent partielle ou nécessite des connecteurs externes (Zapier, API…).

Ce qui distingue la Team Inbox de Pipedrive, c’est son intégration native. Pas besoin de synchroniser manuellement les données entre la messagerie et le CRM. Chaque message reçu peut directement alimenter une fiche client ou une opportunité. Cela évite les doublons, réduit les risques d’erreur et améliore l’expérience utilisateur, notamment pour les équipes non techniques.

⚙️ Comment activer la Team Inbox dans Pipedrive

Activer la Team Inbox est simple et rapide :

1. Accédez à l’onglet “Boîte de réception” depuis la barre de navigation Pipedrive.
2. Sélectionnez “Team Inbox” dans le menu latéral gauche.
3. Connectez l’adresse email partagée de votre entreprise (ex. : contact@votresociete.fr).
4. Définissez les droits d’accès : qui peut lire, répondre, assigner.
5. Attribuez les rôles pour gérer la visibilité des messages (public/privé).

💡 Cette configuration initiale peut être faite en moins de 15 minutes.

🧩 Cas d’usage : comment une PME gagne 4h/jour grâce à la Team Inbox

Prenons l’exemple d’une PME spécialisée dans le conseil commercial B2B. Avant Team Inbox, elle utilisait une boîte mail partagée de type contact@ en IMAP classique, avec un accès peu pratique et une mauvaise traçabilité.

Depuis l’activation de la Team Inbox :

• Chaque nouveau message est immédiatement assigné à un commercial.

• Tous les échanges sont visibles depuis le CRM, avec l’historique complet.

• Le temps de traitement moyen d’un email est passé de 10 à 3 minutes.

• Le taux de réponse client a bondi de 27 % en un mois.

Résultat : une économie estimée de 4h par jour pour l’équipe, tout en améliorant la qualité de service.

✅ Bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de la Team Inbox

Voici quelques astuces issues du terrain pour utiliser Team Inbox comme un pro :

• Créez des règles d’assignation automatique basées sur l’objet ou l’expéditeur (ex. : messages contenant “facture” vont à la compta).

• Utilisez les filtres intelligents pour prioriser les messages urgents ou non traités.

• Élaborez des modèles de réponse pour les demandes fréquentes (devis, rendez-vous…).

• Mettez en place une revue hebdomadaire avec votre équipe pour ajuster les règles d’attribution et repérer les points d’amélioration.

🔐 Sécurité et confidentialité des données

La Team Inbox respecte les standards les plus stricts de sécurité. Vous pouvez :

• Paramétrer des niveaux de visibilité : certains messages peuvent être marqués comme privés.

• Définir des rôles et permissions selon les membres : lecture seule, assignation, réponse…

• Garder une traçabilité complète des actions, pour des audits internes simplifiés.

Et surtout, tout est hébergé de manière sécurisée, avec conformité RGPD intégrée.

⚠️Les limites à connaître

Bien que puissante, la Team Inbox a quelques contraintes à garder en tête :

• Elle est disponible uniquement à partir du plan Power (et supérieur). Les utilisateurs des plans inférieurs devront passer à la version payante pour en bénéficier.

• La configuration initiale peut nécessiter l’aide d’un administrateur ou d’un consultant si votre messagerie actuelle est complexe. EXOCORP vous accompagne évidemment sur ce point.

• À l’heure actuelle, elle ne prend pas en charge d’autres canaux comme WhatsApp, Facebook Messenger ou le live chat — bien que des évolutions soient à prévoir.

Conclusion : un petit outil, un grand pas pour les équipes commerciales

La nouvelle boîte mail partagée de Pipedrive apporte une réponse concrète à un problème que rencontrent de nombreuses PME : la gestion désorganisée des emails en équipe. Simple, intégrée et conçue pour la collaboration, elle permet de fluidifier les échanges, de gagner en efficacité et d’améliorer la qualité du service client.

Mais un outil, aussi bon soit-il, ne suffit pas sans une stratégie adaptée.
🎯 C’est précisément là que le collectif EXOCORP entre en jeu.

En tant que spécialistes de la performance digitale des TPE/PME, EXOCORP vous accompagne pour :

• Mettre en place une stratégie de gestion des emails alignée avec vos objectifs commerciaux,

• Configurer et personnaliser Team Inbox dans Pipedrive selon les rôles de votre équipe,

• Déployer les bonnes pratiques collaboratives pour éviter les erreurs et doublons,

• Et former vos collaborateurs pour une adoption rapide et durable.

👉 Gagnez en réactivité, en clarté et en productivité… sans changer d’outil, mais en changeant de méthode.

Questions fréquentes