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LES GUIDES EXOCORP

Intégrer l’amélioration de son système d’information dans sa stratégie digitale

L’amélioration du système d’information est un enjeu majeur dans la transformation et l’amélioration des entreprises. Mais que fait exactement un consultant en systèmes d’information, et pourquoi son rôle est-il si crucial pour l’entreprise moderne ?

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  2. Le guide ultime pour intégrer l’amélioration du système d'information dans la stratégie digitale d’une entreprise

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Sommaire
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Comprendre le métier de consultant en systèmes d’information

Définition et missions principales

Un consultant en systèmes d’information est un professionnel qui aide les entreprises à choisir et à intégrer les nouvelles technologies dans leur fonctionnement quotidien. Sa mission est de conseiller sur les meilleures solutions SaaS (Software as a Service) à adopter pour améliorer la mobilité, la communication, et l’automatisation des processus. Ce type de consultant joue un rôle crucial dans l’analyse des besoins de l’entreprise, la sélection des outils adaptés, et la formation des équipes aux nouvelles méthodes de travail.

L’importance de rester à jour avec les nouvelles technologies

Dans un monde où les technologies évoluent à une vitesse fulgurante, il est essentiel pour les consultants en systèmes d’information de rester à jour. Cela leur permet de proposer des solutions innovantes et performantes, adaptées aux enjeux actuels des entreprises. La veille technologique, qui consiste à surveiller l’évolution technologique, les nouvelles pratiques et les tendances émergentes, est une activité cruciale pour ces professionnels. Elle leur permet non seulement de comprendre et d’anticiper les évolutions du marché mais aussi d’identifier des opportunités d’innovation pour leurs clients.

L’externalisation de cette veille peut être particulièrement bénéfique. En effet, en faisant appel à des experts externes spécialisés dans la surveillance des tendances technologiques, les entreprises bénéficient d’un regard neuf et d’une expertise plus large. Ces experts, en raison de leur position externe, ont une vue d’ensemble et peuvent comparer les pratiques de différents secteurs et entreprises, permettant ainsi une cross-pollinisation des idées et des stratégies. Cette fertilisation croisée est précieuse car elle permet d’apporter des solutions innovantes et adaptées, souvent inspirées de réussites observées dans d’autres contextes ou industries.

De plus, la veille externalisée assure une objectivité et une fraîcheur dans les recommandations. Les consultants internes peuvent parfois être trop impliqués dans les détails opérationnels ou restreints par la culture d’entreprise, tandis que les experts externes apportent une perspective globale et neutre. Ils sont souvent mieux placés pour challenger le statu quo et encourager l’adoption de nouvelles technologies ou méthodologies.

En somme, grâce à la veille technologique et à sa position externalisée, les consultants en systèmes d’information peuvent continuellement enrichir leur offre, proposer des solutions avant-gardistes et ainsi aider les entreprises qu’ils accompagnent à se transformer et à conserver un avantage concurrentiel dans un environnement en perpétuel changement.

Les avantages d’adopter de nouveaux outils de systèmes d’information

Gain en mobilité et performance

L’adoption de nouveaux outils de systèmes d’information permet aux entreprises de gagner en mobilité et en performance. En utilisant des solutions SaaS, les employés peuvent accéder aux données et aux applications dont ils ont besoin, où qu’ils soient, favorisant ainsi une meilleure réactivité et une plus grande flexibilité opérationnelle. Il est toutefois important de noter que le gain de productivité résultant de l’adoption de ces outils varie considérablement en fonction des services de l’entreprise. Selon les observations d’EXOCORP, le gain moyen de productivité est de 42% pour le service commercial et le service production. C’est une augmentation significative qui témoigne de l’efficacité de ces outils dans la facilitation des échanges, la gestion des relations clients et l’optimisation des processus de production. Pour le service comptable, l’impact est encore plus marquant, avec un gain de productivité observé de 71%. Cela s’explique par la nature même des tâches comptables qui bénéficient grandement de l’automatisation des calculs, de la gestion électronique des documents et de l’intégration des données financières, rendant les processus plus rapides, précis et moins sujets aux erreurs.

Automatisation et communication améliorées

L’automatisation des processus grâce aux nouveaux systèmes d’information réduit les tâches répétitives et permet une meilleure allocation des ressources humaines. Par exemple, les tâches administratives comme la saisie de données, la planification des rendez-vous ou le suivi des livraisons peuvent être automatisées pour augmenter l’efficacité et réduire les erreurs. En outre, ces systèmes facilitent la communication interne et externe, rendant les échanges plus fluides et plus rapides. Pour la communication externe, l’automatisation peut se manifester par des systèmes de gestion de la relation client (CRM) qui envoient automatiquement des rappels de rendez-vous, des confirmations de commandes, ou des newsletters personnalisées aux clients. De même, les chatbots peuvent être utilisés pour fournir un support client 24/7, répondant aux questions fréquentes et guidant les clients à travers les procédures standard sans intervention humaine immédiate. Ces exemples illustrent comment l’automatisation peut améliorer significativement les interactions avec les clients et les partenaires, renforçant ainsi la réactivité et l’image de marque de l’entreprise.

L’urbanisation des systèmes d’information

L’urbanisation des systèmes d’information via des services SaaS représente une stratégie clé pour les entreprises cherchant à optimiser et à moderniser leur infrastructure technologique. Cette approche consiste à structurer et à rationaliser le système d’information en intégrant des solutions logicielles en tant que service, qui sont hébergées et maintenues à distance. Opter pour des services SaaS apporte une flexibilité sans précédent aux entreprises: d’abord, elle leur permet d’ajuster leur utilisation et leur investissement selon leurs besoins réels et leur croissance, évitant ainsi les coûts initiaux élevés et l’engagement à long terme associés à l’achat et à la maintenance de logiciels en interne. De plus, grâce à l’abonnement à des services modulaires, les entreprises peuvent tester, adopter ou retirer des applications spécifiques en fonction de l’évolution de leurs exigences, ce qui limite le risque de s’engager sur des outils inadaptés.

En outre, l’urbanisation via SaaS permet une mise à jour continue et automatique des solutions, assurant ainsi que l’entreprise dispose toujours des dernières fonctionnalités et sécurités, sans les tracas liés à la gestion de ces mises à jour en interne. Cette flexibilité opérationnelle et cette capacité à s’adapter rapidement aux nouvelles tendances et exigences du marché sont cruciales dans un environnement économique qui évolue rapidement, permettant aux entreprises de rester compétitives et réactives face aux défis et opportunités. En résumé, l’urbanisation des systèmes d’information via des services SaaS offre aux entreprises une voie flexible et sécurisée pour naviguer dans le paysage technologique complexe et en constante évolution d’aujourd’hui.

Les services de l’entreprise qui peuvent être modernisés

BACKOFFICE

  • Gestion électronique de documents (GED)
  • Documents collaboratifs
  • Mobilité
  • Téléphonie IP reliée au CRM
  • Communication interne (chat + sites internet interne + écrans dynamiques)
  • Collecte de données sur chantier
  • Prise de rendez-vous automatique
  • Géolocalisation

MARKETING

  • Site Vitrine et E-Commerce
  • E-Reputation
  • Social Selling
  • Marketing Automation
  • Growth Hacking
  • Emailing personnalisé et Newsletter
  • Veille stratégique et concurrentielle
  • Edition de Rapport automatisé
  • Enquête
  • Campagne Newsletter / SMS

COMMERCIAL

  • Dispositif d’acquisition
  • Suivi de l’action co (CRM)
  • Tâches et Agendas partagés
  • Gestion et veille des Contacts
  • Amélioration de la relation client
  • Dispositif de fidélisation
  • Emails automatiques personnalisés
  • Tracking des supports commerciaux
  • Gestion des affaires et des projets

GESTION

  • Facturation / Comptabilité
  • Rapprochement bancaire
  • Gestion (ERP)
  • Gestion des Stocks
  • Gestion des flux de Trésorerie
  • Budget
  • Monitoring / Dashboards
  • Numérisation avec transcription automatique
  • Paiement / Recouvrement

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L’impact de la modernisation des systèmes d’information sur l’entreprise

Comment cela transforme les opérations commerciales

La modernisation des systèmes d’information transforme les opérations commerciales en rendant les entreprises plus agiles, plus compétitives et mieux préparées à répondre aux exigences du marché. Cela inclut une meilleure gestion des données, une prise de décision plus rapide et plus éclairée, et une capacité accrue à innover. Un aspect crucial de cette modernisation peut être la mise en place d’un CRM (Customer Relationship Management) de nouvelle génération. Contrairement aux méthodes traditionnelles de gestion de la relation client, souvent basées sur des tableaux Excel ou des solutions manuelles, un CRM moderne offre une centralisation et une automatisation avancées des données clients.

L’avantage principal d’un CRM par rapport aux tableaux Excel réside dans sa capacité à fournir une vue unifiée et en temps réel du parcours client. Cela permet aux entreprises de suivre avec précision les interactions, les historiques d’achats, les préférences, et les feedbacks des clients, facilitant ainsi une approche personnalisée et proactive de la vente et du service après-vente. De plus, les CRMs modernes intègrent souvent des fonctionnalités d’analytique avancée, offrant des insights précieux qui aident à affiner les stratégies marketing, à optimiser les processus de vente, et à améliorer la satisfaction client.

En outre, un CRM permet une collaboration améliorée entre les différents départements de l’entreprise, du marketing aux ventes en passant par le support client, chacun ayant accès aux informations nécessaires pour effectuer son travail de manière plus efficace et cohérente. Cela élimine les silos d’informations et réduit les erreurs ou redondances souvent associées à la gestion manuelle des données.

La mise en place d’un CRM est donc une étape significative vers la digitalisation des processus d’affaires, conduisant à une meilleure réactivité, à une efficience accrue et à une connaissance approfondie du marché et des clients. Pour approfondir ce sujet, nous vous conseillons de lire notre autre article sur l’intérêt d’intégrer la mise en place ou la modernisation d’un CRM dans la stratégie digitale globale de l’entreprise, offrant ainsi une perspective complète sur l’optimisation de la gestion de la relation client dans l’ère numérique.

Les défis et comment les surmonter

Défis, notamment en termes de sécurité des données, de gestion du changement et de formation continue des employés. Pour les surmonter, EXOCORP met en œuvre une série de stratégies éprouvées. Tout d’abord, en termes de sécurité des données, EXOCORP utilise des protocoles de sécurité avancés et des solutions de chiffrement de dernière génération pour protéger les informations sensibles. En outre, des audits réguliers sont effectués pour s’assurer que toutes les mesures de sécurité sont à jour et efficaces.

En ce qui concerne la gestion du changement, EXOCORP adopte une approche holistique qui comprend une communication transparente et continue avec toutes les parties prenantes. Cela implique de préparer le terrain en amont, en sensibilisant et en impliquant activement les employés dans le processus de transformation. Des séances de brainstorming, des ateliers et des formations sont organisés pour faciliter l’adaptation au changement et minimiser les résistances.

Pour la formation continue des employés, EXOCORP développe des programmes de formation personnalisés qui sont à la fois flexibles et pertinents pour les besoins spécifiques de l’entreprise et de son personnel. Cela comprend l’accès à des cours en ligne, des ateliers pratiques, et le soutien continu d’experts en systèmes d’information. De plus, EXOCORP encourage une culture d’apprentissage continu en intégrant des retours réguliers et en valorisant l’innovation et la curiosité au sein des équipes.

En intégrant ces stratégies, EXOCORP aide les entreprises à naviguer avec succès les défis de la modernisation, en garantissant non seulement une transition technologique fluide mais aussi en assurant que les équipes sont prêtes et capables de tirer le meilleur parti des nouvelles solutions mises en place.

Pourquoi externaliser le projet de modernisation du système d’information de l’entreprise

Les avantages d’avoir recours à un consultant externe

Externaliser le projet de modernisation du système d’information offre plusieurs avantages, comme l’accès à une expertise et à des compétences spécialisées, une perspective extérieure qui peut révéler des opportunités ou des problèmes insoupçonnés, et une flexibilité accrue pour s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise. Les consultants du collectif EXOCORP se distinguent dans ce domaine grâce à leur collaboration étroite avec les autres experts du collectif. Cette synergie interdisciplinaire assure une meilleure intégration du projet de modernisation dans la stratégie globale de l’entreprise, en tenant compte de tous les aspects, qu’ils soient technologiques, commerciaux, ou organisationnels.

Chez EXOCORP, chaque consultant apporte une expertise spécifique, mais c’est l’union de ces connaissances qui crée une valeur ajoutée unique. En travaillant ensemble, ils offrent une vision à 360° des projets, garantissant que toutes les décisions prises servent non seulement les objectifs immédiats mais s’alignent aussi avec les objectifs à long terme de l’entreprise. Cette approche holistique permet d’éviter les solutions isolées et assure une cohérence et une efficience accrues du système d’information modernisé.

En outre, les consultants d’EXOCORP mettent un point d’honneur à réaliser des démonstrations concrètes des solutions proposées. Ces démonstrations permettent non seulement de visualiser le potentiel des nouvelles technologies mais aussi de rassurer et d’engager les parties prenantes en montrant des résultats tangibles. Cette méthode de travail favorise une meilleure compréhension et acceptation des changements proposés.

De plus, le collectif peut solliciter des témoignages de clients ayant bénéficié des outils innovants mis en place, offrant ainsi aux entreprises intéressées des cas concrets de réussite et de transformation. Ces témoignages sont précieux car ils fournissent des preuves concrètes de l’efficacité et de la valeur ajoutée des solutions d’EXOCORP, renforçant la confiance et encourageant une adoption plus large des propositions du collectif.

En résumé, choisir les consultants d’EXOCORP pour externaliser la modernisation des systèmes d’information signifie opter pour une expertise collective, une intégration stratégique soignée et une démonstration tangible des avantages, assurant ainsi le succès et la pérennité du projet.

Quand envisager l’externalisation

L’externalisation est bénéfique pour les petits comme pour les grands projets, offrant une flexibilité et une expertise adaptées à chaque besoin spécifique. Que ce soit pour des initiatives d’envergure ou des ajustements mineurs, faire appel à une expertise extérieure assure une mise en œuvre efficace et professionnelle. En effet, l’investissement dans l’externalisation est souvent rentabilisé dès la première année grâce aux améliorations de performance, à l’optimisation des processus et à l’accélération de l’innovation. Il coûte généralement plus cher à une entreprise de ne pas être accompagnée sur ce sujet, car les erreurs, les retards ou les choix technologiques inadaptés peuvent entraîner des coûts bien supérieurs à long terme.

L’externalisation permet également à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier tout en bénéficiant des dernières innovations technologiques et des meilleures pratiques du secteur. Cela est particulièrement vrai lorsque des compétences spécialisées sont nécessaires ou lorsque les ressources internes sont limitées ou déjà mobilisées sur d’autres projets critiques. En faisant appel à des experts externes, les entreprises peuvent s’assurer que leur projet de modernisation des systèmes d’information est mené avec la rigueur et l’expertise nécessaires, tout en gardant leurs équipes concentrées sur leurs activités principales.

Ainsi, que le projet soit petit ou grand, l’externalisation se présente comme une solution stratégique pour maximiser l’efficacité, minimiser les risques et garantir une mise à jour technologique alignée avec les objectifs et les capacités de l’entreprise.

Intégrer la modernisation du système d’information dans la stratégie digitale

Planification et mise en œuvre

Pour réussir l’intégration de la modernisation du système d’information, il est essentiel de planifier soigneusement chaque étape et de s’assurer que celle-ci s’aligne avec la stratégie digitale globale de l’entreprise. EXOCORP fournit une prestation d’accompagnement global, englobant non seulement l’évaluation des besoins actuels et futurs et la sélection des technologies appropriées, mais également une assistance annuelle pour les collaborateurs. Cette assistance annuelle garantit un suivi continu et un ajustement régulier des solutions mises en place, assurant ainsi une adaptation et une amélioration constantes en phase avec l’évolution des besoins de l’entreprise.

Ce plan global inclut également la mise en place d’un programme de formation et d’accompagnement robuste pour les employés, assurant une compréhension profonde et une utilisation efficace des nouvelles technologies intégrées. L’objectif est de permettre aux employés non seulement de s’adapter aux nouveaux outils mais également de les maîtriser, de manière à exploiter pleinement leur potentiel et contribuer activement à l’objectif de modernisation de l’entreprise. En somme, avec EXOCORP, les entreprises bénéficient d’un partenariat durable et d’un accompagnement complet, essentiels pour une transition technologique réussie et une performance accrue.

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Exemples de réussites d’intégration

De nombreuses entreprises ont réussi à transformer leur fonctionnement et à améliorer leur compétitivité grâce à la modernisation de leur système d’information. Ces réussites sont souvent caractérisées par une approche holistique et bien planifiée, qui prend en compte à la fois les aspects techniques et humains de la transformation. Pour avoir une vue concrète de ces transformations réussies, nous vous conseillons de consulter les réalisations d’EXOCORP. Vous y trouverez des exemples détaillés d’intégration réussie, illustrant les améliorations en termes de gain de performance et de productivité.

De plus, ne manquez pas notre article sur les conférences, ateliers et séminaires animés par le collectif. Nous organisons notamment une conférence intitulée « Ils se sont transformés », qui présente des cas clients concrets avec les résultats obtenus. Ces témoignages et études de cas offrent des insights précieux et peuvent servir de source d’inspiration pour votre propre projet de modernisation. Ils démontrent l’impact positif d’une modernisation bien exécutée et l’expertise d’EXOCORP dans l’accompagnement de ces changements.

Conclusion

Les consultants d’EXOCORP, avec leur expertise approfondie en systèmes d’information, sont des acteurs clés pour propulser la modernisation des entreprises. En sélectionnant avec perspicacité des solutions technologiques de pointe, en optimisant les processus par l’automatisation, et en assurant une formation adéquate des équipes, ils positionnent les entreprises à l’avant-garde de la compétitivité dans un environnement commercial dynamique. L’expertise des consultants d’EXOCORP, disponible par l’externalisation, représente une plus-value indéniable : elle injecte une vision innovante et des compétences spécialisées directement au cœur de votre stratégie de modernisation. Pour une transformation qui aligne ambition et réalité technologique, nous vous invitons à nous contacter et découvrir comment les consultants d’EXOCORP peuvent mener votre entreprise vers un avenir plus performant et adaptable.

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à retenir

Les 3 atouts principaux d’un système d’information moderne, dans une stratégie digitale

Agilité et scalabilité

Un système d’information moderne est essentiellement conçu pour être agile et scalable. Cela signifie qu’il peut s’adapter rapidement aux changements du marché, aux nouvelles exigences des clients, et à la croissance de l’entreprise. Que ce soit par l’ajout de nouvelles fonctionnalités, l’intégration avec d’autres systèmes ou l’expansion à de nouveaux marchés, un système d’information agile permet à l’entreprise de rester compétitive et réactive face aux évolutions constantes du monde numérique.

Analyse de données et prise de décision éclairée

Les systèmes d’information modernes offrent des capacités avancées d’analyse de données qui transforment les données brutes en insights précieux pour l’entreprise. Grâce à la collecte, l’analyse et l’interprétation de données provenant de diverses sources, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées, anticiper les tendances du marché, comprendre en profondeur les besoins des clients et optimiser leur stratégie globale. Ces informations permettent aux entreprises de rester proactives, d’innover en continu et de maintenir un avantage concurrentiel dans leur secteur.

Flexibilité et économie de ressources grâce à l'externalisation stratégique

L’externalisation de la stratégie des médias sociaux à un consultant expert offre plusieurs avantages. Cela inclut l’accès à une expertise approfondie, une perspective objective, une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle des coûts. En confiant la stratégie des médias sociaux à un expert tout en gérant les aspects opérationnels en interne ou en les externalisant, les entreprises peuvent concentrer leurs ressources sur leurs compétences de base tout en s’assurant que leur présence sur les réseaux sociaux est gérée de manière optimale et innovante.

Questions fréquentes

Quels sont les premiers pas pour une entreprise souhaitant moderniser son système d'information ?

Il est judicieux de consulter un expert dès le début de la réflexion sur la modernisation. Avant toute chose, une entreprise doit évaluer ses besoins actuels et déterminer les objectifs spécifiques qu’elle souhaite atteindre grâce à la modernisation. Réaliser un audit initial des systèmes existants est crucial pour identifier clairement les points forts, les faiblesses et les opportunités d’amélioration. Consulter un expert ou un consultant en systèmes d’information d’EXOCORP dès cette phase initiale permet d’élaborer une stratégie personnalisée et bien informée. L’expertise du consultant contribue à une planification efficace qui englobe le choix des technologies adaptées, l’allocation optimale des ressources, et la définition d’un calendrier de mise en œuvre réaliste, tout en préparant l’entreprise à une gestion fluide du changement organisationnel. Engager un expert au commencement du projet garantit une fondation solide pour toutes les étapes suivantes de la modernisation.

Comment mesurer l'impact de la modernisation du système d'information sur la performance de l'entreprise ?

L’impact de la modernisation peut être mesuré par plusieurs indicateurs clés de performance (KPIs), tels que l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, l’amélioration de la satisfaction client, et l’augmentation de la productivité. Avant la mise en œuvre, il est important de définir ces indicateurs pour avoir une base de comparaison. Après la modernisation, une évaluation régulière de ces KPIs aidera à quantifier les améliorations apportées et à ajuster les stratégies si nécessaire.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de l'adoption de nouveaux systèmes d'information ?

Parmi les erreurs courantes, on trouve le manque de planification stratégique, l’insuffisance de formation et de support pour les utilisateurs finaux, et le choix de solutions qui ne s’alignent pas avec les objectifs à long terme de l’entreprise. Il est également crucial d’éviter de sous-estimer les aspects de sécurité et de confidentialité des données. Enfin, une communication insuffisante et une gestion du changement négligée peuvent entraver l’adoption réussie des nouveaux systèmes.

En quoi consiste exactement l'automatisation des processus et quels bénéfices apporte-t-elle ?

L’automatisation des processus consiste à utiliser des technologies pour exécuter des tâches répétitives qui étaient traditionnellement effectuées manuellement. Elle permet de réduire les erreurs, d’accélérer les opérations et de libérer du temps pour que les employés se concentrent sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. Les bénéfices incluent une augmentation de la productivité, une meilleure allocation des ressources, une réduction des coûts opérationnels, et une amélioration globale de l’efficacité et de la qualité du travail.

Comment s'assurer que les employés adoptent et utilisent efficacement les nouvelles technologies ?

Chez EXOCORP, nous plaçons la co-construction au cœur de nos méthodologies de modernisation des systèmes d’information. Dès le début du processus, nous impliquons activement les collaborateurs à chaque étape, recueillant leurs avis et travaillant ensemble pour définir le système d’information idéal. Cette approche participative garantit que le projet est piloté par l’envie et l’engagement de tous, favorisant ainsi grandement l’adoption des nouvelles technologies par les équipes. Nous assurons également une formation continue et un support constant pour accompagner les employés dans cette transition, leur permettant de se familiariser progressivement et efficacement avec les nouvelles solutions. En désignant des champions ou des ambassadeurs de la technologie dans différents départements, nous encourageons le partage des connaissances et l’entraide, renforçant ainsi l’utilisation positive et constructive des innovations. Chez EXOCORP, nous croyons qu’en valorisant l’innovation et en promouvant une culture d’apprentissage continu, nous facilitons non seulement l’adoption des nouvelles technologies mais aussi l’épanouissement des collaborateurs, moteurs essentiels du changement et de la réussite.